fbpx

Hyvä buukkauspalvelu – osa 3: Toimiva call center -teknologia tukee buukkausprosessia

Blogisarjani on edennyt jo osaan kolme. Kuten aiemminkin olen todennut, pitää kaikkien buukkauspalvelun osatekijöiden olla kunnossa, jotta lopputuloksena on laadukkaita tapaamisia ja selkeä lisäys myyntieuroihin. Tähän mennessä ollaan käsitelty huolelliset buukkauskampanjan valmistelutyöt, jotka ovat onnistuneen buukkauksen perustukset. Niiden päälle on hyvä rakentaa, kunhan toinenkin osa-alue eli ihmisten välinen yhteistyö toimii. Kolmantena rakennuspalikkana on teknologia ja kaiken viimeistelevät taitavat buukkarit, jotka ovat pääosassa blogisarjan neljännessä eli viimeisessä osassa.

Teknologia on kehittynyt hurjasti

Siitä ei ole kovin kauaa aikaa, kun soittotyössä käytettiin lankapuhelimen lisäksi kynää ja paperikalenteria. Tämän päivän vaatimukset buukkarin työkaluille ovat valovuosien päässä ja toimiva call center -teknlogia on tärkeä tuki buukkausprosessille. Tämän päivän call center -järjestelmät toimivat pilvipalveluina ja niihin on mahdollista sisällyttää monia eri toimintoja, kuten esimerkiksi tapaamiskalenteri ja chat-työkalu. Järjestelmiä kehitetään jatkuvasti ja aika näyttää, mitä uutta esimerkiksi tekoäly tuo tulevaisuudessa buukkarin avuksi. Modernit järjestelmät mahdollistavat hyvin myös etätyön tekemisen, mikä tekee työstä entistä joustavampaa.

Teknologian toimivuus on katsojan silmässä

Teknologiaan kohdistuu tarpeita monesta eri näkökulmasta. Toimivuuden määritelmät voivat olla hyvinkin erilaisia, kun niitä katsotaan eri suunnista.

  1. Buukkari toivoo, että soittotyö ja tapaamisten merkitseminen kalenteriin olisi vaivatonta, tehokasta ja mahdollisimman pitkälle automatisoitua. Tekniikan aiheuttamat viivästykset ja työtä hidastava manuaalinen tietojen kirjaaminen aiheuttavat välittömästi notkahduksen työskentelyvireeseen ja samalla ikävän loven palkkapussiin.
  2. Buukkaustiimin esimies edellyttää, että teknologia tarjoaa selkeät raportit ja numeerista dataa, joiden avulla on helppo seurata buukkauksen sujumista. Kun soittojärjestelmästä saadaan helposti selville mahdolliset ongelmakohdat, niihin voidaan myös nopeasti etsiä ratkaisut. Työkalujen läpinäkyvyys ja helppokäyttöisyys tehostavat esimiestyötä.
  3. Toimeksiantaja odottaa, että tiedot heille buukatuista tapaamisista ovat helposti ja nopeasti saatavilla. Mitä enemmän taustatietoa on mahdollista saada ennen tapaamista, sen parempi. Myyntimiehet ovat yleensä varsin liikkuvaa sorttia, joten tapaamisten yksityiskohtien pitää olla käytettävissä myös mobiilisti. Toisinaan tapaamisten aikataulut tai tapaamispaikka voivat muuttua hyvin lyhyellä varoitusajalla ja on tärkeää, että tieto muutoksista kulkee nopeasti ja luotettavasti.
  4. Hallinnon näkökulmasta on tärkeää, että tehty buukkaustyö saadaan vaivattomasti raportoitua ja laskutettua sekä buukkareiden suoritukseen perustuva palkka laskettua. Usein buukkausprosessi kulkee useiden eri järjestelmien kautta ja silloin myös näiden integrointimahdollisuudet ovat tärkeä toimivuuden mittari.

Kaikki eri näkökulmat on otettava huomioon, kun arvioidaan buukkauksessa käytettäviä järjestelmiä tai harkitaan uuden järjestelmän käyttöönottoa.

Buukkausprosessimme muokkautuu jatkuvasti

Novian buukkitiimissä buukkausprosessi on kirjoitettu auki ja tätä hyväksi havaittua mallia noudatamme jokaisen uuden toimeksiannon kohdalla. Työskentely olisi varsin tehotonta, jos jokaisen buukkauskampanjan toteutus räätälöitäisiin aina tapauskohtaisesti. Meillä on vuosien kokemus siitä, mikä toimii ja miksi se toimii. Tunnemme oman järjestelmämme ja tiedämme, mitä sillä on mahdollista toteuttaa.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että olisimme kaavoihin kangistuneita – päin vastoin! Buukkausprosessimme on joka hetki suurennuslasin alla ja avoin muutoksille. Itseasiassa muutaman viime vuoden aikana prosessia onkin hiottu ja jalostettu monin eri tavoin, jotta se vastaisi mahdollisimman hyvin tämän päivän toimeksiantajien tarpeita. Sen lisäksi, että kuuntelemme toimeksiantajia tarkalla korvalla, saamme kehitysideoita myös loistavilta buukkareiltamme.

Pysyhän kuulolla, sillä seuraavassa blogisarjan osassa perehdytään nimenomaan buukkareihin. Ilman heitä ei yksikään buukkauskampanja toimi!

 

Blogisarjan osa 1 Blogisarjan osa 2