Hyvä buukkauspalvelu – osa 1: Huolelliset valmistelut

Buukkauspuhelu on arvokas ensikontakti yrityksen ja potentiaalisen asiakkaan välillä. Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran, joten sen on parasta olla hyvä. Pureudun tässä blogisarjassa erityisesti siihen tilanteeseen, että buukkauspalvelu hankitaan ulkopuoliselta kumppanilta, mutta varmasti tästä saa vinkkejä myös omaan buukkaustyöhön.

Ensimmäisessä osassa käyn läpi sitä, miten valmistelutyöt vaikuttavat lopputulokseen eli alimmainen palikka hyvän buukkauspalvelun rakennustyömaalla on huolelliset valmistelut. Toisena on vuorossa sujuva kumppanuus, jolla viittaan ihmisten väliseen yhteistyöhön. Kolmannessa blogissa ovat pääosassa teknologia sekä prosessit ja neljännessä ihmiset eli buukkarit. Kun kaikki nämä osatekijät ovat kunnossa, saadaan aikaan laadukkaita tapaamisia ja lisää kauppaa.

Hyvä buukkauspalvelu aloitetaan tavoitteiden määrittelyllä 

Buukkauskampanjan valmistelu alkaa siitä, että aletaan hahmottelemaan toivottua lopputulosta. On tärkeää saada selkeä kuva siitä, mitä päämies eli toimeksiantaja haluaa saavuttaa. Mikäli tavoite on vielä hämärän peitossa, hyvä buukkauskumppani osaa kysyä oikeat asiat, jotta kampanjalle saadaan ääriviivat piirrettyä. Tavoite selviää miettimällä vastaukset erityisesti seuraaviin kysymyksiin:

  • Mitä tuotetta tai palvelua potentiaalisille uusille asiakkaille lähdetään tarjoamaan? Onko kyseessä uuden tuotteen lanseeraus vai nykyisten tuotteiden myynnin buustaus?
  • Mitkä ovat kampanjan määrälliset tavoitteet? Paljonko tapaamisia halutaan saada? Tätä voidaan lähestyä kahdella eri tavalla:
    1. Montako uutta asiakastapaamista kukin myyjä pystyy tai haluaa vaikka viikon tai kuukauden aikana hoitaa? Tähän vaikuttaa merkittävästi kyseessä olevan tuotteen tai palvelun keskimääräisen myyntiprosessin kesto. Jos kaupan syntyminen vaatii yhden tapaamisen, tarjouksen jättämisen ja klousauspuhelun, yksi myyjä taklaa aika monta tällaista prosessia viikossa. Jos taas tarvitaan useita tapaamisia, runsaasti kirjeenvaihtoa ja paljon yhteydenpitoa, muutama uusi tapaaminen kuukaudessa on jo riittävästi.
    2. Paljonko on tavoitteena saada lisää kauppaa? Lähdetään liikkeelle joko kauppojen kappalemäärästä tai euromäärästä, arvioidaan buukkauskampanjan osumaprosentti ja lasketaan tapaamisten tavoitemäärä tästä.
  • Mitä kohderyhmää lähdetään tavoittelemaan? Otetaanko käsittelyyn täysin uudenlainen kohderyhmä, jota päämies ei ole itsekään aiemmin kontaktoinut vai aletaanko etsimään päämiehen nykyasiakkaiden kaltaisia kohteita lisää?
  • Millä tavalla päämies ja tarjottava tuote tai palvelu erottuvat kilpailijoista? Mitkä ovat parhaat myyntiargumentit? Usein buukkauskumppanin silmin katsoen löytyy myös sellaisia näkökulmia, joita päämies ei itse ole tullut ajatelleeksikaan.

Alkukeskusteluiden jälkeen kaikille osapuolille on selvää, mitä ollaan tekemässä ja voidaan alkaa valmistautumaan. Tärkeimmät käytännön työt ovat kohderyhmän koostaminen ja buukkausspiikin laatiminen.

Kohderyhmä

Kohderyhmän hakukriteereinä käytetään yleensä erilaisia yrityksen kokoa, sijaintia ja toimialaa rajaavia tekijöitä. Kohderyhmän määrällinen laajuus on asia, josta usein keskustellaan kampanjan valmisteluiden aikana. Tosiasia on se, että kaikkia soittolistan prospekteja ei tulla tavoittamaan, mikäli kampanja-aika on rajallinen. Jos taas kyseessä on toistaiseksi käynnissä oleva, pitkäaikainen soittokampanja, lista saataneen jollakin aikavälillä kontaktoitua kokonaan. Toisaalta kohderyhmää on hyvä olla reilusti, jotta soittotyö on tehokasta eikä soittolista lopu heti, kun ollaan päästy vauhtiin. Toisaalta taas kohderyhmän on hyvä olla riittävän suppea (eli hakukriteerit melko tiukat), jotta osumatarkkuus olisi paras mahdollinen.

Yleensä kannattaa kohderyhmään suhtautua mieluummin laatikon rajoja venyttäen, kuin pysyä liian tiukasti annetuissa rajoissa. Jos kuitenkin toimeksiantaja on ollut ehdoton, että kohderyhmän on oltavat tietynlainen, ei buukkausfirman pidä alkaa omin päin sooloilemaan. Tässä kohtaa on hyvä muistaa, että käyttämällä ulkoista buukkauspalvelua, on mahdollista käydä tehokkaasti läpi laajojakin kohderyhmiä. Kannattaa siis katsoa myös sinne, minne ei muuten tulisi katsottua. Laatikon ulkopuolelta voi löytyä yllättäviä kohteita, jotka osoittautuvat arvokkaiksi prospekteiksi.

Myyntityön kohdistaminen on ollut aiheenani toisessa blogitekstissä, johon kannattaa myös tutustua. 

Buukkausspiikki

Ennen soittotyön aloittamista on tärkeää koostaa buukkareille spiikkirunko. Tämä on nimenomaan runko, milloinkaan ei ole tarkoituksena, että buukkari tositilanteessa lukee spiikin suoraan paperista. Runko kuitenkin tarvitaan, jotta puheluissa tulee sanotuksi oleelliset asiat loogisessa järjestyksessä. Käytännössä spiikki alkaa elämään heti, kun prospekteja aletaan kontaktoida. Spiikin perustana on kampanjan alussa käydyt keskustelut päämiehen kanssa: Mikä tuote tai palvelu on buukkauksen kärkenä? Miten päämies ja tuote tai palvelu erottuu kilpailijoistaan? Teknisesti buukkauksen spiikkirunko ei juuri eroa myyntispiikeistä. Tärkeimmät spiikin osat ovat:

  1. Aloitus
  2. Kartoitus
  3. Argumentointi
  4. Klousaus

Aloitukseen laaditaan napakka “hissipuhe”, jolla toimeksiantajayritys ja puhelun tarkoitus esitellään vastapuolelle. Kartoitusvaihe muodostuu kysymyksistä ja niiden herättämästä keskustelusta. Kartoituksen merkitystä ei voi liikaa korostaa, sillä tässä kohtaa buukkarille selviää, onko tarjottavan tuotteen tai palvelun hankinta prospektille ajankohtaista ja jos on, niin mitä seikkoja hänen kannattaa seuraavassa eli argumentointivaiheessa erityisesti painottaa. Klousaus tarkoittaa buukkauspuheluissa tapaamisen ehdottamista ja tapaamisen yksityiskohtien lukkoon lyömistä.

Yhteyspäällikkömme Joel on eräässä blogitekstissään pohtinut buukkauspuhelun rakentamista tavoitteiden mukaiseksi ja lisäksi hän on kirjoittanut blogin: Vinkkejä menestyksekkääseen tapaamisten sopimiseen. Lisää neuvoja onnistuneeseen buukkauspuheluun löytyy vielä kolmannestakin artikkelista. Kannattaa lukea nämäkin!

Buukkauskampanjan työmaalla on nyt perustukset valmiina. Seuraavaksi aletaan lisäämään rakennustelineitä ja valitaan sopivat työkalut, ennenkuin päästetään buukkarit töihin!

Ota yhteyttä Blogisarjan osa 2