Vinkkejä menestyksekkääseen tapaamisten sopimiseen

Buukkaus – Parhaat keinot tapaamisten sopimiseen

Asiakastapaamisten sopiminen puhelimitse on yleinen ja toimiva keino B2B-markkinoilla hankkia uusia asiakkaita ja lisätä myyntiä. Vaikka tapaamisten sopiminen ei ole sinällään ydinfysiikkaa, on siinä muutamia asioita, mitä kannattaa ottaa huomioon. Listasin alle omia havaintojani siitä, mitä kannattaa ottaa huomioon kun sopii tapaamisia.

Mikä on puhelun tavoite?

Onko tavoitteena päästä esittelemään yrityksen tarjoamaa kaikille, vai onko tarkoituksena selvittää, ketkä kohderyhmässä ovat oikeanlaisia asiakkaita ja keille aihe on ajankohtainen. Mikäli kohderyhmä on valmiiksi suppea tai se voidaan rajata riittävän hyvin demograafisten tekijöiden perusteella, voi tapaamisten sopiminen jokaiselle soitolle olla hyvä tavoite. Tyypillisesti kohderyhmää rajatessa ei kuitenkaan tiedetä prospektien tilanteesta riittävästi ja puhelun alussa kannattaa käyttää aikaa tilanteen selvittämiseen. Tällöin ensisijainen tavoite on oppia tuntemaan asiakas, jonka pohjalta prospektit osataan ohjata joko myyntiin tai markkinointiin. Oma kokemukseni on, että kannattaa olla tarkka keiden kanssa tapaamisia sopii, koska turha juoksentelu ei ole kenenkään etu.

Kenelle soitetaan?

Kohderyhmän valinta on kriittinen menestystekijä soittojen onnistumisen kannalta. Jokaisen yrityksen tulisi tietää, minkälaisia ovat sen ihanneasiakkaat ja minkälaisia asiakkaita halutaan saada. Tämä on puhelimitse tehtävässä lähestymisessä hyvä puoli: voidaan valita rankallakin kädellä se, kenelle ylipäätänsä halutaan myydä. Kohderyhmien poiminnassa voidaan tietenkin määritellä sellaisia kriteereitä, kuin liikevaihto, henkilöstömäärä, toimiala ja niin edelleen. Nykyään myös Myyntioptimin nykyasiakasanalyysi ja Vainu.io:n työkalut ovat varsin oivia keinoja oikeanlaisen kohderyhmän valintaan.

Miten puhelussa edetään?

Soittajan ei ole tarkoitus olla kaavoihin kangistunut suorittaja, joka lukee orjallisesti suunniteltua skriptiä. On kuitenkin hyvä, jos soittajalla on selkeä suunnitelma siitä, miten puhelu tulee etenemään. Itse suosin 4-vaiheista runkoa, joka menee kutakuinkin näin:

  1. Aloitus – esittely kuka soittaa, mistä soittaa ja ketä tavoittelee
  2. Motivointi – mitä asia koskee ja mitä hyötyä prospektille on aiheesta keskustelemisesta
  3. Kartoitus – pystytäänkö asiakkaalle tuottamaan arvoa tarjoaman puitteissa ja onko asia ajankohtainen
  4. Yhteenveto ja tapaamisehdotus – kartoituksen pohjalta kerrotaan asiakkaalle minkä takia tapaaminen kannattaa ja ehdotetaan sopivaa ajankohtaa.

Kun tapaaminen on sovittu, prospektille kannattaa heti lähettää tapaamisvahvistus ja ennakkotietolomake, jonka pohjalta dialogia voidaan jatkaa tapaamisen sopimisen ja itse tapaamisen välillä. Näin myyjä on valmistautunut tapaamiselle mahdollisimman hyvin, prospekti on kärryillä aiheesta ja aika voidaan käyttää ratkaisun löytämiseen. Ilman tätä dialogia tapaaminen aloitetaan tutustumisella ja tilanteen selvittämisellä, mistä syystä aikaa ei saada hyödynnettyä parhaalla mahdollisella tavalla.

Liidien seuranta

Monessa puhelussa tullaan siihen tilanteeseen, että asiakas on sinällään sen kaltainen, mitä yritys haluaa tavoittaa, mutta asia ei syystä tai toisesta ole ajankohtainen. Yleensä näissä tilanteissa on sovittu soittopyyntö tulevaisuuteen tilanteen uudelleen tarkistamista varten. Tämmöisille asiakkaille kannattaa myös kohdistaa markkinointia soittojen välillä. Kun prospekti antaa luvan uutiskirjemarkkinoinnille ja on kiinnostunut aihealueesta, nousevat avausprosentit huomattavasti kylmälähettelyä korkeammiksi. Näin asiakkaalle voidaan kertoa tarjoamasta ja organisaatiosta ja seurata mielenkiinnon lisääntymistä. Prospekteja pystytään siten lähestymään aikaisempaa oikea-aikaisemmin juuri silloin, kun aihe on ajankohtaisimmillaan.

Haluatko itse keskittyä vain myyntityöhön ja ulkoistaa tapaamisten sopimisen ammattilaiselle? Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

Lue referenssitarina Ota yhteyttä